语言是一切文章表达思想内容不可缺少的工具。然而，不同功能、不同体裁的文章，所用的语言是各有特色的。小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文学作品是供人欣赏的，以艺术形象感染读者，以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，给人们以美的艺术享受。这类作品或讲究语言的生动形象，或追求语言的委婉含蓄；采用多种修辞手法，进行多样的抒情。同文学作品相比，应用文是为人们处理事务、解决问题提供依据的，以事实和道理说服读者，以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题。它的语言要求准确、简明、庄重、朴实。应用文注重遣词造句的准确性，但不尚形容夸饰；要求生动，但不要求绘声绘色。
由于大学生在中学阶段的阅读面有限，应用文方面的知识积累不足，应用文的语体感较弱，因此，在作文时不能正确地考虑应用文的语境及语言特色，恰当地使用语言表达观点。笔者在教学过程中，归纳出学生在应用文写作中容易出现的语�。右苑治霾⑻岢鲇姓攵孕缘难盗贩椒�，以期能提高学生的应用文写作水平。
一、常见的语病
（一）表达欠准确。主要表现在词语运用不当，句子表意不明。如：“局长嘱咐几个学校的领导，新学期的工作一定要有新的起色”句中，“几个学校的领导”可理解成同一个学校的几个领导，也可理解成几个学校的一些领导。这便是修饰不当，引起句子岐义，表意不清。应用文是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，以免给那些善于从文件上钻空子的人留下其所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，影响办事效果。特别是传达政策法规或给人、事下结论等定性的内容，稍有疏忽便会给工作带来无可挽回的损失。而且表达欠严密，也必然造成了行文的罗嗦。
（二）语言口语化。其主要表现就是大量使用口语化词语，随意使用方言、俗语和新词新语。如一份通报的导语写道：“最近，个别单位……很不象样子。”在应用文中使用很口语化的词“很不象样子” ，显然有失庄重。如表达夫妻之间关系的称呼“媳妇”、“老公”，用在应用文中，也是显得太过通俗的。由于应用文，特别是应用文的主体——行政公文，具有法定的强制性和行政的约束力，反映在语言上，只有庄重典雅的用语，才能体现出发文机关处理公务的公正立场和严肃态度。
（三）用语不得体。得体是指应用文的用词、语气、语体风格与行文目的、使用文种、接受对象、使用场合等相适应。由于缺乏实际工作经验，在写作中学生往往把握不好应用文的用语。如在请示的写作练习中，一位学生请求上级机关同意拨款修路，在结尾写道“此事紧急，希尽快加以办理”。“希”一般用在下行文中，上级对下级的要求，用在这里有命令的意味，显然是不妥的。而另一则查煤气表的通知：“请注意，在规定时间内家中留人，以便查煤气表。如家中不留人，一切后果由个人负责”。这样，这则通知就成了一份口气强硬的通牒，使人看了很不愉快。
二、针对性训练
根据应用文对语言准确、简明、庄重、朴实的要求，针对学生在写作练习中比较典型的语�。岣哐挠τ梦男醋魉�，笔者认为可从如下三方面有针对性的加以训练：
（一）要加强遣词造句训练，学会恰当选词，严密造句。
准确性是应用文语言的基本特征。要做到语言表达的准确，最好的方法是加强遣词造句训练。做到词类清楚，词义明晰；句子合乎语法规则，句意合乎逻辑。在表达的准确性方面，要着重指导学生学会使用限制性词语，对反映客观事物的词语的外延和内涵作出精确的界定，使语义具有确定性。如《DD市税务局关于办理建筑纳税登记的通知》中的一段话：“一切国有企业、事业单位、机关团体、地方政府以及所属的城镇集体企业（不包括城镇街道企业），凡有自筹基本建设项目（含建筑工程的更新改造措施项目），以及按规定不纳入国家资产投资计划的建筑工程项目，均属于纳税范围。“这段话中的“一切”、“凡”、“均”等限制性词语，对适用范围作出了明确的界定，增强了应用文的准确性。再如北京市公安局发布的《关于加强北京地区网吧安全管理的通知》中涉及了“网吧”这一流行语，该通告第一条规定：“网吧”是指通过计算机与公众信息网络联网，向消费者提供上机学习、信息查询和交流等服务的经营性场所。这句话在“场所”前用了多重定语，以对“场所”的含义加以限制，使得通知的受文对象对该通知的适用范围有了确切的了解。
在强调应用文语言表达的准确性的同时，必然涉及到人类语言的另一个特性——�：�，即表述对象类属边界不清晰和性质状态不确定的语言。由于客观存在着大量的�：挛锖腿嗣嵌允挛锏哪：鲜�，都很难用精确语言来表达。在这种情况下，恰当地选用相应的�：缘拇视锢幢泶�，反而更能准确地反映客观实际。象“近来”、“附近”、“个别”等�：缘拇视�。比如《全国人民代表大会常务委员会关于严惩�：ι缁嶂伟驳姆缸锓肿拥木龆ā返诙罟娑�：传授犯罪方法，情节较轻的，处五年以下有期徒刑；情节严重的，处五年以上有期徒刑；情节特别严重的处无期徒刑或死刑。这项规定中的“情节较轻的”、“情节严重的”、“五年以下”、“五年以上”等都属于�：源视�，但用它们来表述犯罪行为的情节轻重以及相应的量刑幅度，对于立法者所要表达的意思，则是很确切的。�：视锊坏扔诤磺�，而是表现在事物的定性上是确定的，而在定量上是不确定的。
准确的表达既有赖于精确的词语，同时也离不开�：视�，只有将二者统一起来，才能收到理想的表达效果。
（二）要多方面从语言的庄重、典雅上下功夫。除了要求学生使用规范的书面用语，特别是时间、数字表述的规范，标点符号使用的规范，尽量少用口语，不用方言以外，还要根据应用文语言的特点，从如下几方面加强训练：
学会适当使用浅近而富有表现力的应用文专用词语。在长期的写作实践中，由于表意和表现特殊色彩的需要，应用文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，它们就是应用文专用词语。如称谓用语我、本、你、贵、该等；经办用语一经、业经、现经等；引叙用语收悉、现接等。还有期请用语、期复用语、征询用语等等。这些专用词语或表示郑重、强调，或提出请示，表示盼望，或表示征请、询问等。在准确、严谨地表述应用文内容及格式的同时，也增强了其简明、庄重的语体风格。如“你处的请示已经收到了，你们的情况也知道了”这两句话，就可以写为“你处的请示已收悉”。这样一改，既简洁，又典雅。正确地使用应用文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理应用文的质量与效率。而且使应用文语言的典雅精炼，避免俚俗冗赘。
要掌握介词结构的使用。大量使用介词结构，将目的、根据、条件、范围、对象、方式、时间、地点等内容纳入简单的介词结构中。这是使应用文用语严密、典雅的重要手段之一。例如：根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于 省首次侨情普查的通知》精神，为进一步做好我市侨务工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到为经济建设服务上来，促进我市对外开放和外向型经济的发展，现确定在全市开展侨、台情况普查工作。文中的介词，分别从依据、目的、对象、时间等方面表达内容，直截了当，言简意赅。
学会使用论断性语言。善于运用论断性语言，可以增强文章的说理性；增强文章的无可辩驳、不容置疑的权威性。比如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》一文，在语言上，从头到尾体现出论断的特点。“抗日战争期间，我们党从一九四二年开始在全党进行整风，这场马克思主义的思想教育运动收到了巨大的成效。”一句话，概括了一九四二年党内整风的背景，性质和它的效果，对这次整风的巨大历史意义作了恰当的评价。
（三）要根据目的、文种和受文对象、使用场合选择恰当得体的用语。在行文时，首先要考虑撰写者站在什么角度、采用什么态度、用什么词语和语气来写作，也就是说要符合自己的角色地位。其次，要考虑受文对象，了解受文单位的情况，以适应对方的角色地位，从而确定语言的表达方式和形式，做到有的放矢，语气恰如其分。一般来说，上行文用语宜尊重、简要，体现出下级机关对上级机关敬重负责的态度；下行文用语明确、具体、讲究分寸，体现出领导机关的权威与政策水平，不能模棱两可，左右摇摆。平行文，用词应谦和、礼貌，体现出诚恳合作、协商共事的愿望。如：“遵照”多用于上行文，“准予”多用于下行文，而“为荷”、“恳请”则多用于平行文。象“关于私下里主张修建的楼堂馆所，要想办法尽快停止施工。”这样模棱两可、软弱无力的语言，既不庄重，也无法产生应有的震撼力。
应用文的实用性，决定了应用文语言的务实与规范。只有多读典范例文，多进行针对性练习，在加强文字修养的同时，多接触实际，真正理解和掌握事物基本的和内在的规律，才能撰写出符合应用文语体要求的文章。
（转摘自《湖南经济管理干部学院学报》 作者：欧阳勤）
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